北海道医師会では、去る4月16日（土）開催の本年度第１回全理事会において、個人情報保護法全面施行に伴う体制整備の一環として「個人情報保護方針」、「個人情報保護規程」、「会員個人情報の種類と使用目的」を定めましたのでお知らせいたします。
この他に「保護管理体制」、「取扱要領」、「対応マニュアル」等も整備し、会員、その他の個人情報の保護・取扱いに万全を期することとしております。
種々のご照会等に対し、本人確認、代理人資格確認等でご不便をおかけすることも考えられますが、なにとぞご理解、ご協力をお願い申し上げます。
平成17年4月16日
平成22年4月1日一部改正
社団法人 北海道医師会 会長 長瀬 清
社団法人 北海道医師会は、会務の遂行にあたり、個人情報保護の重要性を十分に認識し、次のように個人情報保護に関する方針を制定します。
「個人情報」とは、個人の氏名、年齢、生年月日、電話番号、メールアドレス、住所、勤務先など、一つまたは複数の組合せによって個人を特定できるすべての情報をいいます。
本人からの個人情報に関する開示請求や、個人情報の誤りおよび変更に伴う訂正等の要求があった場合は、可及的速やかに対応します。
収集した個人情報について、適切な安全対策を実施し、不正アクセス、改ざん、破壊、漏えい、紛失などを防止するために必要な安全措置を講じます。
個人情報保護責任者を設置し、個人情報に関して適用される法令およびその他の規範を遵守します。
定期的に監査を実施し、個人情報の保護・管理を見直し、その改善に努めます。
北海道医師会総務課
〒060-8627 札幌市中央区大通西6丁目
TEL 011-231-1433
この規程は、社団法人北海道医師会（以下「本会」という）の事業遂行上取り扱う個人情報を適切に保護するために必要な基本的事項を定め、役員および職員に対し事業内容に応じた個人情報保護を遵守させることを目的とする。
この規程は、本会の役員および職員に対して適用し、また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合の委託先に対しても適用する。
この規程において使用する用語の定義は、次のとおりとする。
本会会長（以下「会長」という）は、個人情報の保護・管理に必要な事項を役員および職員に周知させるとともに、個人情報保護方針を策定する。
会長は、「個人情報保護方針」を役員および職員へ周知し、理解させるため必要な措置を講ずる。
「個人情報保護方針」は、北海道医報、北海道医師会ホームページ等で公開する。
会長は、「個人情報保護方針」を必要に応じ見直すものとする。
会長は、個人情報の保護・管理を適切に実施するため、別に個人情報保護管理体制を定め、役割・責任および権限を明確にする。
個人情報の収集は、本会が行う事業の範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な手段で行う。
個人情報の利用および提供は、情報主体が同意した目的の範囲内で行う。ただし、法令の定めによる場合は、情報主体の同意なく利用および提供を行うものとする。
個人情報の利用および提供を行う場合は、前項ただし書による場合を除き、事前に情報主体の同意確認を得るよう努める。
情報主体から自己の情報に関する開示を求められた場合は、速かに対応する。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正または削除を求められた場合は、速やかに対応し、訂正または削除を行った場合は当該個人情報の受領者に対して通知を行う。情報開示の請求ならびに開示方法等の手続きは別に定める。
個人情報保護管理責任者は、役員および職員に教育資料に基づき継続的かつ定期的に教育・訓練を行う。
本会は、個人情報の取扱に関する苦情・相談窓口を設置し、苦情等の適正かつ迅速な処理に努める。
本会は、監査体制を整備して個人情報保護の運用について監査し、法令等の遵守を最良の状態に維持するよう努める。
社会情勢や情報主体の意識の変化、施行状況、監査の結果等を考慮し、本規程等を見直すものとする。
本会内各部署における個人情報の取扱は、それぞれの部署において責任者を定め適切に行われるよう努める。
この規程は、平成17年4月16日から施行する。
社団法人 北海道医師会
平成17年4月16日 制定
平成18年4月25日 一部改正
本会は、定款に定められた事業遂行のため会員の個人情報を次により利用します。
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 会員情報 （※１、※３） （入会申込書・異動報告書・退会届により得られる情報） |
会員入退会・異動履歴管理 会員確認 会費徴収に関わる業務 北海道医師会刊行物ならびにお知らせ等の送付 各種アンケートの送付 日本医師会ならびに各郡市・医育機関医師会との事業連携 個人を特定しない形態での統計情報作成 会員名簿の作成と配布 その他、定款に掲げる事業 |
| 会員共済管理情報（※１） | 会員共済の運営に関わる業務 |
| 団体月掛生命保険管理情報（※２） | 生命保険の団体取り扱いに関わる業務 |
| グループ保険管理情報（※２） | グループ保険運営に関わる業務 |
| 医師賠償責任保険等管理情報（※１、※２） | 医師賠償責任保険等各種損害保険の運営に関わる業務 |
| 特約融資情報（※２） | 特約融資制度の運営に関わる業務 |
| 日医・道医認定生涯教育講座受講者情報（※１） | 生涯教育制度運営に関わる業務 |
| 日医認定産業医および認定健康スポーツ医情報（※１） | 日医認定産業医および認定健康スポーツ医制度運営に関わる業務 |
| インターネット接続ID・アカウント情報（※２） | 北海道医師会情報システム運営に関わる業務 |
| 会員メールアドレス情報（※２） | 最新情報提供サービスの運営に関わる業務 |
※１ 日本医師会、道内各郡市・医育機関医師会ならびに北海道医師国民健康保険組合と共同で利用することがあります。
※２ 当会と共同で事業を行う団体（事業所）と共同で利用することがあります。
※３ 日医・道医認定生涯教育講座を開催する団体（事業所）に対し、受講案内に必要な範囲内で情報提供することがあります。
上記目的での第三者提供に同意されない場合は、下記宛お申し出ください。
北海道医師会会員課（〒060-8627 札幌市中央区大通西6丁目 TEL 011-231-1434）
〒060-8627 札幌市中央区大通西6丁目 北海道医師会館 TEL : 011-231-1432